Poradnik kryzysowy, cz. 4: Liczby, które musisz znać!

Po kilku tygodniach zamrożenia część z nas dotkliwie odczuła, że swój biznes opierała na „dobrym flow”. Jednak każdy biznes, nawet ten „urodowy”, wymaga skrupulatnego liczenia. 

W poprzedniej części poradnika obiecałam, że przyjrzymy się tworzeniu protokołów zabiegów i strategii budowania pakietów w oparciu o terapie łączone. Dziś na warsztat bierzemy protokoły. W kolejnych częściach poradnika zastanowimy się z kolei nad marżą, narzutem, sposobami rozliczania się z personelem i liczeniem progów sprzedażowych.

Zacznijmy jednak od początku – od tworzenia receptur, czyli obliczenia ile jakich produktów potrzebujemy do wykonania danego zabiegu. Aby poprawnie skalkulować cenę sprzedaży danego zabiegu musimy zacząć od stworzenia do niego protokołu. To na początku dość żmudna czynność, ale kiedy się nią zająć, jeśli nie teraz?!

Każdy zabieg ma swoje składowe. Nawet jeśli uważamy, że „każda skóra wymaga czegoś innego” – można receptury stworzyć tak, żeby dało się zindywidualizować terapię.

1. Zrób spis oferowanych zabiegów.
2. Dla każdego zabiegu przygotuj produkty niezbędne do jego wykonania.
3. Spisz ich nazwy zgodnie z opisem na fakturze lub/i dodaj tzw. numer referencyjny.
4. Kup w sieci lub w sklepach typu Ikea miarki z podziałem na mililitry i gramy – większość kosmetyków ma postać płynną, ale takie jak maski gipsowe, maski algowe występują w postaci proszku, który odmierzany jest na gramy. A może masz takie nieużywane miarki w domu?
5. Kiedy przygotujesz kosmetyki i miarki dokładnie przelicz porcje preparatów potrzebne do wykonania zabiegu. Ta część jest bardzo ważna! Każdy z nas wykonuje zabieg na swój własny sposób, indywidualnie łącząc niektóre kosmetyki. Producenci/dystrybutorzy nie zawsze posługują się tym samym „kluczem” zmierz więc: ile pompek toniku zużywasz podczas zabiegu, pamiętając, że niekiedy używasz go kilkukrotnie (po demakijażu, po usunięciu peelingu, po usunięciu maski). Spisz tę ilość, a potem zmierz, ile ml stanowi jedna pompka. Jeśli mierzysz krem/maskę – nabierz najpierw 1 ml produktu i sprawdzaj, czy jest to ilość wystarczająca. Tak postępuj z każdym produktem.
6. Zrób tabelkę z podziałem na 4 kolumny:

• nazwa produktu,
• nr referencyjny (jeśli produkt go nie posiada, możesz mu go nadać i zapisać na opakowaniu niezmywalnym markerem – ten numer wpisujesz do protokołu),
• ilość zużywana podczas zabiegu,
• cena za zużycie do jednego zabiegu.

Ostatni element obliczamy na podstawie kosztów zakupu danego materiału zabiegowego. Wszystkie wartości powinniśmy obliczać netto.

7. Jeżeli do danych grup zabiegów możemy używać różnych produktów typu serum, ampułka czy maska, wpiszmy do receptury nazwy wszystkich i opatrzmy je odpowiednimi numerami referencyjnymi.
8. Po przygotowaniu receptury spisz procedurę zabiegową.

Pamiętaj, żeby zaznaczyć, które produkty mogą być stosowane wymiennie. Jeśli do zabiegu używasz opcjonalnie jakiejś maski albo pena z igłami (zużywasz końcówki jednorazowe) to zrób dla nich osobną pozycję.

Przykład:

1. Peeling X z pielęgnacją.
2. Peeling X z pielęgnacją, penem z igłami, maską wyciszającą w płacie.

Te dwa zabiegi muszą mieć osobną recepturę i procedurę.

Po przygotowaniu receptur i procedur możesz obliczyć koszty wykonania zabiegu. 

Pamiętaj, że koszt wykonania zabiegu nie może przekroczyć 25% jego ceny odsprzedaży dla klienta, chyba że wykonujesz zabiegi samodzielnie, czyli nie zatrudniasz żadnego pracownika. W tym jednak wypadku nie powinnaś zaniżać cen, mając na uwadze dobro całej branży beauty.

Pamiętaj też, że do wykonania każdego zabiegu zużywamy materiały jednorazowe. Spisz ich koszty. Często wydaje się nam, że „to nic”. Z faktur wynika jednak, że dobre jakościowo majtki jednorazowe kupujesz po 2.48 zł, a miękka chusta ze 100% bawełny kosztuje w przeliczeniu 1 zł. Jeśli dodasz do tego czepek, waciki, szpatułki jednorazowe i podkłady flizelinowe na fotel kosmetyczny, może się okazać, że wykonanie każdego zabiegu kosztuje cię dodatkowo 15 zł. Jeśli więc pomnożysz tę kwotę przez liczbę klientek obsługiwanych w ciągu jednego dnia pracy, np. 8, to dziennie ta kwota wynosi 120 zł, a w ciągu miesiąca 2400 zł! Jeśli nie wliczasz tego do kosztów wykonania zabiegu, to już wiesz dlaczego tracisz.

Długa praca przed nami. Powinna się ona rozpocząć do kalkulacji, przeanalizowania kosztów wykonania zabiegów (wraz z kosztami wszystkich materiałów jednorazowych) i prawidłowego oszacowania cen odsprzedaży zabiegów. Zachęcamy do dyskusji w komentarzach na Facebooku pod tą częścią poradnika.