Karta klienta

To podstawowa forma zbierania informacji na temat klientów oraz ich reakcji na nasze usługi, a zarazem idealne narzędzie służące usprawnieniu pracy gabinetu.

Poza samą organizacją pracy gabinetu warto pamiętać o bieżącym analizowaniu oferty zabiegowej i dostosowywaniu jej do zmieniających się potrzeb i trendów. Bardzo ważna jest relacja z klientami i poszerzanie bazy nowych odbiorców. Dlatego prowadzenie na bieżąco karty każdego klienta jest bezcenne.

Po pierwsze – informacje

– Z punktu widzenia skuteczności i bezpieczeństwa zabiegów istotne są wszelkie dane dotyczące stylu życia i zdrowia naszych klientów: przebytych i obecnych schorzeń, operacji, zabiegów, szczepień czy reakcji alergicznych. Musimy jak najwięcej wiedzieć o samej skórze: jej kondycji, preferencjach, zastosowanych wcześniej procedurach, stosowanych kremach, nawet kosmetykach używanych kilka miesięcy wcześniej, co bardzo przydaje się do rekomendacji pielęgnacji – mówi Zuzanna Karwas-Domańska, właścicielka warszawskiej kliniki MezoSkin.

– Jeśli wiemy, że dana osoba często wyjeżdża w delegacje do krajów, w których jest dużo słońca, to albo musi stosować więcej filtrów UV niż przeciętny Polak, albo pewne zabiegi są dla niej wykluczone. 

Podobnego zdania jest Iwona Radziejewska-Choma, lekarz i właścicielka Saska Clinic w Warszawie: – Prowadzone przez nas karty klienta to właściwie karty lekarskie. Zawierają wiele informacji medycznych, m.in. o przyjmowanych lekach, aktualnym samopoczuciu, alergiach, przebytych i aktualnych chorobach, ciążach, zabiegach operacyjnych i tych z zakresu medycyny estetycznej. Istotna jest aktywność fizyczna, bo osoby intensywnie ćwiczące inaczej metabolizują substancje aktywne.

Bezpieczeństwo i komfort

Cenną korzyścią z prowadzenia dokumentacji jest zapewnienie naszemu biznesowi sprawnej, szybkiej obsługi, z jednoczesną redukcją ryzyka popełnienia błędów, czy niezadowolenia klientów. To ostatnie jest kluczowe zwłaszcza wówczas, gdy funkcjonowanie działalności opieramy w znaczącej części na poleceniach. 

– Dla mnie to podstawa naszej pracy. Pozwala nam to widzieć całą historię obsługi klientów i oferować im odpowiednio dopasowane zabiegi. Bezpieczeństwo jest tu absolutnym priorytetem – uważa Rafał Pacholski, menedżer La Beaute Clinique. – Ponadto karty ułatwiają i przyspieszają pracę kliniki. Odwiedza nas dziennie średnio 60–70 osób i o każdej z nich musimy wiedzieć to, co jest niezbędne do przeprowadzenia zabiegu. Nie wyobrażam sobie, żeby nie mieć kompletu niezbędnych informacji w jednym miejscu i zawsze pod ręką – dodaje. 

– Kiedy się latami prowadzi klinikę, nie sposób wszystkiego spamiętać. Nawet jeśli mamy stałe klientki, warto prowadzić dokumentację, żeby w każdym momencie móc do niej zajrzeć i upewnić się, czy wybrane procedury są adekwatne do potrzeb, dobrze doradzić dalszą pielęgnację – mówi Zuzanna Karwas-Domańska i dodaje: – To ważne także z punktu widzenia komfortu klientek. Kiedy wchodzą do kliniki, w progu wita ich recepcjonistka, nie lekarz czy kosmetolog. I już w tych pierwszych minutach klientka musi czuć, że osoba, z którą rozmawia, ma aktualny dostęp do historii jej zabiegów. Nie może być mowy o pomyłce czy przypadku. 

Narzędzie marketingowe

Mając w jednym miejscu wszystkie najważniejsze informacje, możemy precyzyjnie adresować naszą ofertę do konkretnych odbiorców, planować kampanie promocyjne, nagradzać naszych klientów za lojalność i proponować pakiety usług nie tylko korzystne cenowo, ale i optymalnie działające.